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[ 使い方 ] ①企画者と参加者が分かれている場合

レンタルの一般的な時間配分 ①企画者と参加者が分かれている場合
企画者と参加者が分かれている場合は、準備時間とイベント時間をきっちりと計算しておく必要があります。なかなか慣れないとイベント開始時に手間取ってしまいますので、しっかりしたメンバーの役割分担や準備をしておきましょう。
また、右側の列には18:00 – 23:00で利用した場合の「参考時間」を記載していますので参考にしてください。
ステップ
参考時間
事前 オードブル・ドリンクなどの発注
前日か当日の午前中までにはオードブル・ドリンクなどの発注は済ませておきましょう。
フードについては、ファミレスや宅配ピザであれば配達してもらえますし、オリジン弁当などであれば指定時間に店舗に取りに行けばすぐに受け取ることができます。
ドリンクについては、カクヤスで時間指定配達をすることで1時間〜2時間の範囲で受け取ることが可能です。
– 18:00
STEP1 レンタル開始説明(10分ほど)
レンタル開始時に、①契約書の説明とサイン、②施設の使い方・注意事項・片付け方の説明、のため10分ほどいただきます。
18:00 – 18:10
STEP2 準備(30分〜1時間)
参加者を受け入れるための準備をします。
・事前に発注していたフードやドリンクの受け取りをし、食べやすいようセッティングをします。
・椅子などイベントに合うように配置を変更します。
・会費を取るイベントであれば、受付を作り受け付け係を配置します。
・音楽が流れるように設定します。
18:10 – 19:00
STEP3 イベント開始前後(30分程)
参加者を受け入れます。最初はバタバタしますので、企画者の方は何も仕事を持たずに参加者の案内役になった方が安心です。
[ よく出る質問 ]
・自分はどこにいると良いか
・トイレはどこか
・喫煙所はどこか
19:00 – 19:30
STEP4 イベント中(2〜4時間)
イベントの内容に合わせて自由にお使いください。
フードやドリンクが足りなくなった場合は周辺の店舗に追加で買い出しに行くことも可能です。
また、参加者が店舗外(店舗の前や周辺)で飲食や喫煙をしていないか確認してください。
19:30 – 21:30
STEP5 イベント終了前後(30分程)
イベントの終了はなかなか線引きが難しいですが、企画者が挨拶などをするなどしてイベントが終了となります。
盛り上がっている場合でも折を見て終了させておかないと片付けの時間が短くなってしまったり、時間をオーバーしてしまうことがありますので注意しましょう。
21:30 – 22:00
STEP6 片付け(30分〜1時間)
初めてご利用の方は特に、片付けの時間は余分に取っておきましょう。
慣れない方だとなかなか時間がかかり、レンタル終了時間を超えてしまう場合があります。
また、片付けするメンバーを最初から決めておくこともおすすめします。
22:00 – 22:50
STEP7 終了確認(10分ほど)
レンタルスペースのスタッフが確認に参ります。片付けのチェックリスト通りに掃除が完了していればチェックは数分で完了となります。
以上でイベントは完了となります。
22:50 – 23:00
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